Программа для автотранспортной компании «умная логистика»

Логистические склады

Обычно помещения, где хранится продукция, делят по своему основному назначению:

  • Транзитно-перевозочные пункты, где груз хранится ограниченное время между доставкой в морской порт, на Ж/Д станцию или в аэропорт и конечным местом.

  • Таможенные, где товар хранится до того момента, как будет проверен службой таможни.

  • Сезонного хранения.

  • Резервные – используются, если доставка на основной склад по какой-то причине невозможна.

  • Оптово-распределительные – самые популярные помещения, используемые крупными поставщиками продуктов в магазины.

  • Розничные – последнее хранилище, расположенное непосредственно в месте продажи.

Описание программы

Программа Умная логистика обладает широким функционалом и предоставляет своим клиентам ряд возможностей, объединенных в функциональные блоки:

  • рассчитывать заработную плату сотрудников, а также бонусы, премии, проценты, штрафы и прочие начисления;
  • получать расшифровку расчетного листа;
  • формировать отчеты по работе менеджеров и анализировать их;
  • использовать систему KPI для мотивации сотрудников и повышения эффективности их работы;
  • оформление исходящих бухгалтерских документов и актов сверок;
  • автоматическое получение обновлений банковских и других справочников;
  • ведение документооборота;
  • получение отчетов по доходам, расходам, налогам, платежам, движению денежных средств и т.п.;
  • получать расширенные отчетные материалы по доходам и задолженностям;
  • использовать встроенные алгоритмы аналитики инвестиций для принятия правильных решений по ведению бизнеса;
  • отправлять ежедневно доклад руководителю о состоянии дел;
  • реализовывать бизнес – процессы компаний, занимающихся грузоперевозками и логистикой (например, планирование движения грузов, хранение, доставка и пр.);
  • выгружать подготовленные документы в программу 1С: Бухгалтерия;
  • отправлять информационные SMS – сообщения водителям и Заказчикам;
  • отправлять Email – уведомления с необходимыми сведениями клиентам (счет на оплату, оповещения и т.п.):

отслеживать и возвращать товарно – транспортные накладные от Перевозчиков быстрее (до 20 дней), что сокращает дебиторскую задолженность в три раза;

  • для настройки и ограничения прав доступа сотрудников к сведениям и функционалу программы в зависимости от должности и обязанностей;
  • для уведомления руководителя о том, что менеджеры пытаются войти в систему с другого оборудования;

принимать и обрабатывать заказы с выбранной очередностью (сначала самые выгодные и важные и т.д.):

  • формировать реестр автомашин на погрузку, а также отслеживать в дальнейшем их движение и местонахождение;
  • использовать в работе встроенную систему управления свободным транспортом, которая поможет грамотно перераспределять потоки и выполнять заказы быстрее:

применять «Умный калькулятор Экспедитора», который покажет реальную прибыль от грузоперевозок и учтет все затраты на выполнение заказа:

создавать, редактировать, пополнять базу данных перевозчиков, водителей, заказчиков и т.п.:

выполнять SBT – обмен заявками между контрагентами:

и еще много других полезных функций;

  • выполнять доставку грузов в другие страны;
  • легко отмечать таможенные пункты при каждой грузоперевозке;
  • оформлять утвержденные печатные формы и документы для Беларуси и Казахстана;
  • выбирать и использовать карточки контрагентов, подходящие определенным регионам;
  • оформлять грузоперевозки в любой валюте;
  • получать отчетные материалы по результатам работы менеджеров;
  • отслеживать взаимодействие с заказчиками и клиентами (контроль проведения рассылок рекламы, акций, интересных предложений);
  • использовать встроенные инструменты для формирования дальнейших стратегий по работе с контрагентами;
  • рассчитывать и формировать прайс – листы с фиксированными и плавающими ставками, а также отправлять интересные коммерческие предложения Заказчикам;
  • создавать, отслеживать и вести по каждому клиенту журнал договоров, который включает в себя сохраненные приложения, дополнения и другие документы и сервисы:

Это далеко не весь функционал, который предлагает компания «Умная логистика». Но если этих возможностей будет недостаточно, то разработчики всегда готовы обсудить индивидуальные доработки, а также оказать помощь.

Оптимизация складской логистики

Чтобы усовершенствовать хранение и распределение товаров в своей компании, стоит придерживаться уже разработанных принципов и правил. Если следовать им неукоснительно, можно минимизировать расходы и при этом ускорить работу, за счет рационального применения всех имеющихся ресурсов.

Автоматизация работы склада необходима практически для каждого предприятия. Благодаря терминалам и программному обеспечению можно контролировать наличие товара на складе, сократить количество бумажной документации, минимизировать ошибки в комплектации по вине персонала. Вы сможете давать задачи удаленно через терминалы, после чего контролировать точность и своевременность их выполнения.

Остались вопросы по складской логистике и автоматизации работы склада? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов

Основные бизнес-процессы компании
Начисление премии к празднику в 1С

И напоследок

Теперь «Умная Логистика» создает все условия для ведения транспортного бизнеса, чтобы участники рынка эффективно взаимодействовали между собой. Все это идет параллелью с нашей главной миссией — вести бизнес грузоперевозок в будущее. 

Вопреки текущим сложностям на рынке транспортной логистики именно автоматизация бизнеса позволяет компаниям не просто оставаться на месте (или даже просто — выживать), а развиваться, получать новых клиентов и зарабатывать больше.

Да, приходится бежать со всех ног. Однако вместе с вами мы сможем преодолеть все вызовы рынка и войти в будущее бизнеса транспортной логистики.

Вместе.

2021: Возможность электронного страхования грузов

15 марта 2021 года Страховой Дом ВСК сообщил, что совместно с ИТ-компанией «Умная Логистика» разработали и реализовали систему электронного страхования грузов.

Данное решение поможет транспортным компаниям и грузовладельцам экономно и быстро получить страховую защиту для своего груза всего за одну минуту.

Программа страхования распространяется на все основные риски: дорожно-транспортные происшествия, повреждение и утрата груза. Также в страховку входит проверка транспортных компаний через собственную службу безопасности, урегулирование убытков в любой точке мира, выплаты в любом регионе РФ, вне зависимости от места заключения договора.

Оформить и оплатить полис можно через профессиональную платформу для управления транспортной логистикой «Умная логистика» после заявки на перевозку. В систему вся информация подтягивается автоматически, а деньги спишутся со счета пользователя без дополнительных согласований транзакций.

Для многих предприятий качественная, быстрая, своевременная доставка различных грузов является одним из важнейших факторов, которые влияют на развитие и стабильность данной компании. Теперь у клиентов появилась возможность страховать грузы онлайн

Настройки системы гарантируют корректность оформления документов, минимизирует ошибки, исключает бюрократию и экономят время потребителя, которое так важно для своевременной доставки грузов конечному получателю. Интеграция ВСК в высокотехнологичные решения позволяет предложить клиенту удобный вариант страхования», — прокомментировала Вячеслав Куприянов, руководитель департамента по работе с высокотехнологичными партнерами Страхового Дома ВСК.

Топ-10 нововведений «Умной Логистики» за 2020 год, которые будут полезны вашему бизнесу

1. Автоматизация тендеров и заказов в экосистеме «Умная Логистика»

Мы полностью автоматизировали проведение тендеров: взаимодействие между пользователями «Умной Логистики Cargo» и «Умной Логистики Trans» стало еще быстрее и эффективнее.

Грузовладельцы экономят время с помощью тендеров, так как большинство этапов автоматизированы: определение победителей тендера, распределение объемов между победителями, запуск аукциона для розыгрыша оставшихся объемов и другие. А транспортные компании экономят время на участии в тендерах и снижают операционную нагрузку логиста.

2. Прямые заказы

Это заказы по фиксированным ставкам для аккредитованных транспортных компаний, с которыми грузовладельцы регулярно работают.

3. Таймслоты

Мы автоматизировали управление временными окнами в «Умной Логистике».

Каждый поставщик транспорта может зарегистрироваться на погрузку/разгрузку на определенное время — в нужный таймслот грузоотправителя. Или грузовладелец сделает это самостоятельно.

Все данные о точном времени погрузки/разгрузки автоматически передаются в заявку на перевозку. Отчет о записи в таймслот может автоматически отправляться на электронную почту перевозчика, чтобы машина приехала на загрузку в точное время.

Система управления временными окнами (TSM, Time Slot Management) позволяет упорядочить работу склада, равномерно распределять нагрузку на складской персонал, а также помогает повысить уровень сервиса для клиентов, которые работают на условиях самовывоза.

4. Анализ ставок за перевозку с помощью обработки Больших Данных

Экосистема «Умная Логистика» автоматически агрегирует обезличенные данные и показывает динамику средних ставок по маршрутам в специальном справочнике.

Справочник содержит следующие параметры: направления перевозок, вес и объем груза, тип кузова и ставки по маршрутам. Анализ можно делать по ставкам своих перевозчиков или ставкам всех пользователей экосистемы «Умная Логистика».

5. Автоматизация документооборота между участниками экосистемы

«Копии документов и ЭДО» — специальный раздел в заявке на перевозку, реализованный в системе «Умная Логистика». Эти документы видят одновременно грузовладелец и перевозчик. Поэтому они «совместные».

Когда перевозчик прикрепляет ТТН к заявке, у логиста транспортного отдела появляется этот документ в той же заявке — в разделе «Копии документов и ЭДО». Логист транспортного отдела предприятия может принять ТТН или отклонить, например, если в ней отсутствует печать грузополучателя. Не нужно искать документ в электронной почте, чтобы соотносить информацию в ТТН с данными в заявке — все находится в одном месте.

Затем перевозчик выписывает одним нажатием счет, акт, счет-фактуру или УПД и эти документы автоматически добавляются в «Копии документов и ЭДО».

Все документы подписываются в «Умной Логистике»: печать и подпись прикрепляются в заявку на перевозку автоматически.

6. Двусторонняя интеграция «Умной Логистики» с любыми системами

Теперь «Умная Логистика» предоставляет готовый API, чтобы пользователи могли настроить интеграцию платформы с системами, которые используют в повседневной работе: SAP, Oracle, 1C, PowerBI и любыми другими.

Можно обмениваться любой информацией:

  • данными о перевозчиках, заказчиках и водителях,

  • ставками за перевозки,

  • данными о транспортных средствах и прицепах,

  • номерами заявок и заказов.

Экономьте ценные часы рабочего времени с помощью интеграции и забудьте о рутинных задачах!

7.  Рейтинг водителей

Мы реализовали систему рейтингов, которая показывает, насколько добросовестно тот или иной водитель выполняет перевозки грузов. Средний рейтинг водителя основан на сотнях реальных оценок пользователей «Умной Логистики» и отображается в его карточке.

Руководствуйтесь оценками и отзывами о конечных исполнителях перевозки в «Умной Логистике» и отправляйте свой груз только с надежными водителями!

8. Планирование и контроль исполнения бюджета транспортной логистики

Мы реализовали инструмент бюджетирования, который позволяет:

  • поквартально планировать бюджет на транспортную логистику,

  • вести учет по статьям бюджета,

  • контролировать исполнение бюджета и не допустить его превышения.

Чтобы анализировать исполнение бюджета центрами затрат, его экономию и превышение, мы разработали «Отчет по исполнению бюджета». На основании данных отчета вам удобнее принимать управленческие решения. Например, дать премию подразделениям, которые сэкономили компании больше денег.

Какие типы задолженности предусмотрены в отчете?

В отчете можно контролировать степень просрока долга заказчиков и долги перевозчикам. Кроме того, вы можете узнать, кто из менеджеров допускает просрочку оплаты от заказчика и кому из перевозчиков просрочила платеж ваша компания.

В программе выделены следующие типы задолженности:

1. «Основание оплаты еще не наступило» — заявки, по которым основание оплаты еще не наступило (статус перевозки / ТТН не соответствует условию оплаты).

2. «Текущая задолженность» — заявки, по которым задолженность еще не просрочена на основании отсрочки.

3. «Просроченная задолженность» — заявки, по которым превышен срок оплаты, указанный в договоре.

4. «Основание оплаты еще не наступило (просрочено)» — заявки, по которым более 20 дней не установлено основание оплаты с даты создания перевозки. Данное количество дней настраивается в «шапке» отчета.

Рассмотрим более подробно последний тип задолженности — «Основание оплаты еще не наступило (просрочено)».

Такой тип задолженности возникает, если в заявке не установлены статус перевозки или статус ТТН, соответствующие условию платы.

Программа автоматически отсчитывает 20 дней с даты создания заявки и на 21-ый день в «Отчете по просроченной задолженности» у заявки меняется статус на «Основание оплаты еще не наступило (просрочено)».

Тем самым даже если сотрудник не установил в заявке необходимый статус, заявка все равно попадет в просрок. Этот тип задолженности позволяет не потерять вам ни одну заявку, даже если сработал человеческий фактор и логист забыл поставить статус заявки или получения ТТН, ведь заявка не будет вечно храниться в статусе задолженности «Основание оплаты не наступило».

Так руководитель может проконтролировать дополнительно, кто из менеджеров не контролирует перевозки и не устанавливает статусы.

Что нужно для корректного формирования отчета?

Отчет строится на основании задолженности по согласованным и не отмененным заявкам перевозчика и экспедитора.

Условия корректной работы отчета по просроченной задолженности следующие:

1. В заявках должны быть установлены условия оплаты, иначе перевозка считается выполненной с момента создания заявки;

2. Учитываются только типовые условия оплаты (по копиям ТТН, по оригиналам ТТН, по факту погрузки, по факту разгрузки); при создании нового условия оплаты выберите к какому типовому условию оно относится.

3. У заказчика должна быть установлена отсрочка платежа (раздел «Договоры» в справочнике «Заказчики»), иначе количество дней отсрочки считается равным 5 календарным дням.

Если в контрагенте не установлена отсрочка платежа и статусы заявки не соответствуют оплате, количество дней не суммируются (20 и 5), в приоритете будет 20 календарных дней.

Отчет отсрочки начинается с момента изменения статуса перевозки / ТТН на соответствующий условию оплаты заказчика.

Как построить отчет?

1. Найдите в разделе «Бухгалтерия» (или «Дирекция») вкладку «Отчет по просроченной задолженности».

2. Выберите тип отчета: «По заказчикам» (дебиторская задолженность) или «По перевозчику» (кредиторская задолженность).

3. Над табличной частью укажите количество дней просрочки по заявкам, в течение которых заявка не попадет в «Основание оплаты не наступило (просрочено)» — по умолчанию устанавливается 20 календарных дней. Подразумевается, что за 20 дней произойдет разгрузка машины и оригиналы будут доставлены плательщику.

4. Выберите удобную форму отчета (по заказчикам, по менеджеру, только просроченные) в зависимости от того, какие задачи хотите решить.

Построив отчет «По заказчикам», вы поймете, кто из заказчиков имеет наиболее крупную задолженность перед вами.

Отчет «По менеджерам» покажет, кто их сотрудников допускает наибольшую сумму просрока и не собирает выручки с клиентов.

Если вам необходимо посмотреть только заявки с просроченной задолженностью, вам необходим отчет «Только просроченная».

5. Раскрывайте отчет по каждому заказчику, чтобы проанализировать степень его задолженности, какие заявки на каком этапе находятся, сколько дней просрочено или еще осталось до даты оплаты по договору. Для этого нажмите «+» в левой части табличной формы.

6. Используйте фильтры, чтобы подобрать данные по группе заказчиков, по сотрудникам или отделам.

2018

ООО «Умная логистика» выступает лицензиатом и является законным пользователем программного обеспечения «Умная Логистика 2.3» на основании лицензионных договоров № 011114-48120-57 от 01.11.2014 и №Л-1 от 16.10.2018 г.

Согласно информации компании «Умная Логистика», программное обеспечение является результатом интеллектуальной деятельности лицензиаров: ООО «Софтехно» (на основе системы про грамм «1С:Предприятие») и ООО «ААА Бизнес Солюшнз» (программа «Умная Логистика 2.3») и защищается законодательством Российской Федерации об авторском праве.

Лицензиату принадлежит право на определение функциональных характеристик программного обеспечения в соответствии с предложениями большинства пользователей ПО, право вносить изменения в программное обеспечение, а также тарифные планы путем модификации, модернизации, конвертации, изменения объема, стоимости и иными способами.

Аукционы без ограничений для грузовладельцев

«Умная Логистика Cargo» — новый программное решение для проведения аукционов на грузоперевозки без ограничений.

Производственные предприятия, оптово-складские или ресурсодобывающие компании, торговые сети — сервис идеально подойдет для любых типов компаний-грузоотправителей.

Возможности грузовладельцев с «Умной Логистикой Cargo»:

1. Размещайте аукционы на перевозку.

Вы не ограничены в количестве аукционов, проводимых каждый месяц. Одна абонентская плата и любое количество аукционов для развития вашего бизнеса.

2. Отслеживайте в режиме онлайн ценовые предложения перевозчиков.

Устраивайте аукционы среди проверенных перевозчиков, прошедших аккредитацию по вашим правилам, и получайте лучшие предложения по ставкам. Или разыгрывайте перевозки среди всех транспортных компаний без специальной аккредитации.

3. Определяйте победителя сами или система сделает это за вас — в зависимости от типа аукциона («На понижение», «На повышение», «Запрос ставки»).

4. Обменивайтесь документами через защищенный канал внутри сервиса.

Опережайте конкурентов, отправляя и получая электронные документы от контрагентов с помощью SBT-обмена.

5. Ведите полноценный учет всей логистики: учет заявок, экономика, бухгалтерия. 

В итоге вы получите экономию на логистике до 20%.

Место склада

Важно выбрать оптимальное место для логистического центра. Чтобы сократить транспортные расходы

Важно рассчитать, из какой части города можно оперативно доставлять товары к месту реализации, не увеличивая траты компании.

Склад в логистике – это место, где выполняется огромное количество четко отработанных действий. Все начинается с выбора конкретной единицы груза, в которой будут храниться товары. В зависимости от вида товара это могут быть паллеты, ящики или цистерны.

Потом подбирается способ складирования. Паллеты и ящики могут укладываться друг на друга, коробки – размещаться на полках

При этом важно максимально использовать свободное место, но обеспечив доступ персонала.

Храниться все грузы могут в соответствии со своим сортом, партиями, но наименованиям и другими способами. Такая сортировка призвана обеспечить легкую ориентацию на складе.

Выбор подходящего программного обеспечения для склада и его внедрение

Сначала нужно внимательно проанализировать работу склада. Определяются слабые места, которые замедляют работу всего предприятия. Далее подбирают программное обеспечение и оборудование, с помощью которых можно будет усилить слабые места.

При подборе программного обеспечения сначала определяют количество доступных ресурсов, составляется техническое задание для разработчиков.

Для автоматизации склада рекомендуем использовать программу «БИТ.WMS»

Перед внедрением WMS нужно создать соответствующие алгоритмы. Нужно зонировать пространство, распределить товары по группам и типоразмерам. Потребуется обучение персонала, если сотрудники раньше работали с бумажными накладными и обрабатывали заказы вручную.

Топ-6 полезных материалов от «Умной Логистики»

1. Трекинг транспорта

Рассказываем, как контролировать местоположение груза в любое время.

2. Проверка надежности перевозчиков

Рассказываем, как проверить надежность перевозчиков в «Умной Логистике».

3. Как находить крупных заказчиков

Делимся современным и надежным способом находить заказчиков в «Умной Логистике».

4. Как грузовладельцу и перевозчику выстроить партнерские отношения

Делимся шестью базовыми правилами, используя которые вы упростите взаимодействия с вашими партнерами и укрепите взаимоотношения.

5. Три тренда 2020 года в сфере логистики и как они связаны с новой реальностью 

Если кратко: цифровизация, сотрудничество, развитие soft skills у сотрудников.  Подробности читайте здесь.

6. Как транспортным компаниям перейти на удаленку и сохранить рыночные позиции в условиях карантина 

Рассказываем, как российские транспортные компании могут организовать работу в новой, нетипичной обстановке, и как мы в этом помогаем.